W czasach globalizacji coraz częściej niezbędne jest organizowanie wydarzeń międzynarodowych – dzięki temu firma może się rozwijać, zyskiwać na znaczeniu, zdobywać kolejne rynki. Jednak realizacja tego typu przedsięwzięć może się okazać bardzo trudna. Jak sprawnie poradzić sobie z organizacją takiego eventu?

Coraz więcej firm staje przed niełatwym wyzwaniem realizacji różnego typu spotkań o charakterze międzynarodowym: eventów, konferencji, warsztatów, sympozjów, negocjacji, kongresów. Nawet jeżeli firma funkcjonuje tylko na rynku polskim i ma charakter lokalny, prędzej czy później może się spotkać z koniecznością zaangażowania kogoś z innego obszaru językowego (na przykład jeżeli konieczne będzie szkolenie z zakresu obsługi nowych, zagranicznych maszyn). Wówczas niezbędnym może okazać się tłumaczenie ustne. Jednak przy mniej kameralnych wydarzeniach biznesowych przygotowanie jest o wiele bardziej złożone i czasochłonne.

Tłumaczenie pozostaje kwestią kluczową – trzeba przygotować listę aktywnych uczestników danego międzynarodowego spotkania i znaleźć odpowiednich tłumaczy ustnych (konsekutywnych i/lub symultanicznych). Należy pamiętać, że im mniej popularny język, tym trudniej o dostępność tłumacza; warto więc założyć odpowiednie wyprzedzenie czasowe, by móc zarezerwować najbardziej doświadczonego specjalistę. Musi być to bowiem osoba, mogąca wykazać się nie tylko doskonałością znajomością konkretnego języka (europejskiego, azjatyckiego czy bliskowschodniego), ale także zasad kultury, panujących na danym obszarze językowym. Jest to niezbędne, szczególnie przy wszelkich negocjacjach finansowych czy prawnych.

Trzeba także zadbać o wypożyczenie, dostarczenie i przetestowanie sprzętu: konferencyjnego, audiowizualnego i multimedialnego (chodzi m.in. o kabiny tłumaczeniowe, odbiorniki przekładu, mikrofony, multifony, nagłośnieniowe kongresowe systemy cyfrowe, kolumny głośnikowe, miksery audio czy też odtwarzacze DVD i CD). Oczywiście konieczna będzie także pomoc specjalistów w zakresie obsługi technicznej i nadzoru podczas trwania konferencji, negocjacji czy innego spotkania biznesowego – tak, by organizatorzy pozbawieni byli dodatkowego stresu, związanego z poprawnym przekazem czy nagraniem całego wydarzenia.

Jak widać, organizacja międzynarodowego wydarzenia to skomplikowany proces. Łatwo o potknięcie – a wówczas ucierpi na tym zarówno cel spotkania, jak i wizerunek firmy. Na szczęście można powierzyć przygotowanie konferencji, eventu czy szkolenia odpowiedniej agencji tłumaczeniowej. Biura tłumaczeń mogą poszczycić się sporym doświadczeniem w takich przedsięwzięciach – realizują zlecenia w oparciu o złożone wymagania i oczekiwania klientów. Korzystają z rozbudowywanej przez lata bazy tłumaczy i innych ekspertów. Mogą dostarczyć sprzęt odpowiedni dla danego spotkania i zapewnić obsługę techniczną, a wreszcie – dograć terminy i czuwać nad przebiegiem spotkania. Ponadto wszelkie dodatkowe wytyczne, jak montaż obsługi technicznej o ściśle określonej porze, zapewnienie nagrania audio lub video z wydarzenia lub zaangażowanie tłumaczy charakteryzujących się konkretnymi cechami – chociażby określonym tembrem głosu – nie stanowi dla doświadczonej firmy najmniejszego wyzwania.

Pozwól zorganizować międzynarodową konferencję, szkolenie czy inne wydarzenie specjalistom – wówczas będziesz mieć pewność, że wszystko pozostaje w dobrych rękach!