Warunki ogólne
§ 1

1. Lingua Lab świadczy odpłatne usługi tłumaczeń pisemnych specjalistycznych i uwierzytelnionych, tłumaczeń ustnych, obsługi technicznej konferencji, usługi lokalizacji oraz usługi składu graficznego (DTP) zgodnie z niniejszym Regulaminem Współpracy, zwanym dalej „Regulaminem” oraz przyjętymi dobrymi praktykami.

Zasady składania zamówień
§ 2

1. Klient oraz Lingua Lab, zwani dalej „Stronami”, osobiście, w formie pisemnej lub za pomocą środków porozumiewania się na odległość ustalają zakres i termin realizacji Zlecenia. Lingua Lab stosownie do przeprowadzonych ustaleń dostarcza Klientowi ofertę z wyceną. Klient akceptuje przedstawioną ofertę wraz z wyceną w drodze złożenia Zlecenia.
2. Zlecenie jest składane poprzez wypełnienie, podpisanie i opieczętowanie stosownego formularza przez osobę umocowaną do reprezentowania Klienta.
3. Formularz należy przesłać Lingua Lab pocztą elektroniczną (skan), faksem lub przekazać je osobiście. W przypadku dostarczenia Zlecenia pocztą elektroniczną lub faksem Lingua Lab w każdym czasie może wezwać Klienta do dostarczenia oryginału podpisanego Zlecenia pod rygorem odmowy realizacji usługi.
4. Klienci, którzy zawarli z Lingua Lab umowę o stałej współpracy mogą złożyć Zlecenie poprzez potwierdzenie przestawionej wyceny i szczegółów realizacji zlecenia pocztą elektroniczną (e-mail), bez wypełniania formularza.
5. Lingua Lab przystępuje do pracy nad Zleceniem niezwłocznie po jego otrzymaniu w formie pisemnej, wypełnionego zgodnie z treścią oferty i podpisanego przez osobę umocowaną do reprezentowania Klienta. Brak pisemnego Zlecenia zwalnia Lingua Lab z obowiązku wykonania usługi.
6. Lingua Lab może odmówić przyjęcia Zlecenia bez podania przyczyny, o czym niezwłocznie zawiadamia Klienta. Lingua Lab nie odpowiada za szkody, jakie Klient poniesie z powodu nieprzyjęcia Zlecenia.
7. Zabronione jest dostarczanie do Lingua Lab materiałów o treściach niezgodnych z prawem, jak również materiałów, do dysponowania którymi Klient nie jest upoważniony.
8. Lingua Lab może podjąć się wykonania usług na zasadach innych niż to jest określone w niniejszym Regulaminie, jeżeli takie zasady zostały ustalone przez Strony w drodze indywidualnych uzgodnień i w szczególności została podpisana umowa na wykonanie danej usługi lub umowa o stałej współpracy.
9. Lingua Lab zastrzega sobie prawo wykonywania Zlecenia przy pomocy swoich podwykonawców.

Klauzula poufności
§ 3

1. Strony zobowiązują się do zachowania bezwzględnej poufności wszelkich informacji uzyskanych przy realizacji Zlecenia w celu prawidłowego jego wykonania. Lingua Lab udostępni informacje poufne wyłącznie swoim pracownikom i podwykonawcom w celu realizacji Zlecenia. Pracowników i podwykonawców Lingua Lab obowiązuje bezwzględna poufność wszelkich informacji.
2. Na życzenie Klienta Lingua Lab może zawrzeć z Klientem odrębną umowę stanowiącą zobowiązanie do zachowania poufności lub przekazać pisemną dodatkową deklarację Zobowiązania do przestrzegania tajemnicy.

Prawa autorskie
§ 4

1. Jeśli nie została podpisana odrębna umowa na wykonanie usług wchodzących w zakres oferty Lingua Lab, Klient nabywa autorskie prawa majątkowe do zleconej usługi bezpośrednio po zapłacie pełnego wynagrodzenia na podstawie faktury VAT wystawionej przez Lingua Lab.

Ochrona danych osobowych
§ 5

1. Lingua Lab informuje, iż w zakresie danych osobowych, stosuje wszelkie wymagania wynikające z obowiązujących przepisów, w szczególności Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „RODO”).
2. W zależności od celu, w jakim dane osobowe są udostępniane, każdy taki przypadek wiąże się z wyrażeniem dobrowolnej zgody przez Klienta lub uzyskaniem przez niego informacji zgodnych z art. 13 RODO.

Tłumaczenia pisemne
§ 6

1. Standardowa strona rozliczeniowa w przypadku tłumaczeń specjalistycznych (nieprzysięgłych) liczy 1500 znaków ze spacjami tekstu po przetłumaczeniu (tzw. tekst docelowy). Każda rozpoczęta strona liczona jest z dokładnością do połowy strony z zaokrągleniem w górę.
2. Standardowa strona rozliczeniowa w przypadku tłumaczeń przysięgłych liczy 1125 znaków ze spacjami tekstu po przetłumaczeniu (tzw. tekst docelowy). Każda rozpoczęta strona liczona jest jako cała strona.
3. Zlecenia są realizowane w trzech następujących trybach:
   a) tryb zwykły – do 6 stron rozliczeniowych na dzień roboczy;
   b) tryb ekspresowy – od 6,5 do 10 stron rozliczeniowych na dzień roboczyo (cena wyższa o 50%);
   c) tryb super ekspresowy – tłumaczenie powyżej 10 stron na dzień roboczy lub tłumaczenie realizowane w dniu zlecenia na podstawie Zlecenia złożonego do godziny 10:00 (cena wyższa o 100%).
4. W przypadku trybu ekspresowego lub super ekspresowego Klient rozumie i akceptuje, iż usługa może być wykonywana przez zespół tłumaczy i korektorów, co może mieć wpływ na jednolitość terminologii i stylu tłumaczenia oraz nie wniesie reklamacji z tego tytułu.
5. W przypadku tłumaczeń powyżej 15 stron rozliczeniowych w ciągu doby stawka określana jest indywidualnie dla każdego zlecenia.
6. Do czasu wykonania tłumaczenia nie wlicza się: sobót, dni ustawowo wolnych od pracy, w tym niedziel, dnia przyjęcia zlecenia oraz dnia przekazania tłumaczenia Klientowi.
7. Standardowo Zlecenie jest przekazywane Klientowi do godziny 17:00 w dniu oddania tłumaczenia, chyba że Strony w Zleceniu ustaliły inaczej.
8. Cena tłumaczenia pisemnego specjalistycznego nie obejmuje przygotowania tekstu do publikacji. W przypadku tekstów przeznaczonych do szerokiego rozpowszechniania lub do publikacji, Klient zobowiązany jest poinformować Lingua Lab o tym fakcie. Jeśli Klient tłumaczy tekst do szerokiego rozpowszechniania lub do publikacji i nie zleci Lingua Lab wykonania dodatkowej redakcji i korekty przyjmuje się, że wykona ją we własnym zakresie, co oznacza, iż Lingua Lab nie dostarcza tekstu w wersji finalnej.
9. W przypadku tłumaczeń uwierzytelnionych tekst tłumaczenia przekazywany jest Zleceniodawcy na wydruku, w jednym egzemplarzu.
10. Lingua Lab może dostarczyć więcej egzemplarzy tłumaczenia uwierzytelnionego (tzw. kopia tłumaczenia) za dodatkową opłatą, wynoszącą 30% ceny tłumaczenia za dodatkowy egzemplarz. Jeśli Zleceniodawca zamówi dodatkową kopię tłumaczenia uwierzytelnionego po upływie siedmiu dni od dnia wykonania tłumaczenia, Zleceniodawca ma prawo potraktować taki dodatkowy egzemplarz jako odpis. Cena odpisu wynosi 50% ceny tłumaczenia.
11. Tekst do tłumaczenia uwierzytelnionego powinien zostać dostarczony tłumaczowi w oryginale, o ile klient go posiada. W przeciwnym razie tłumacz umieszcza w tłumaczeniu adnotację, że zostało ono wykonane na podstawie kopii.
12. Lingua Lab może żądać wpłaty zaliczki na poczet realizacji Zlecenia. W tej sytuacji Lingua Lab przystępuje do pracy nad realizacją usługi niezwłocznie po otrzymaniu pisemnego Zlecenia oraz potwierdzenia dokonania wpłaty zaliczki. Płatność zaliczki następuje gotówką lub przelewem na konto Lingua Lab na podstawie faktury VAT lub faktury pro forma.
13. Reklamacje zawierające merytoryczne uzasadnienie wad tłumaczenia winny być zgłaszane w formie pisemnej pod rygorem ich bezskuteczności. Uzasadnione reklamacje będą usuwane przez Lingua Lab nieodpłatnie w trybie natychmiastowym, o ile zostaną zgłoszone w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia przekazania tłumaczenia Zamawiającemu. Zgłoszenie reklamacji nie wpływa na termin zapłaty za usługę.
14. Reklamacje za tłumaczenia realizowane w trybie ekspresowym i super ekspresowym oraz za błędy merytoryczne w tłumaczeniu wynikające z błędów występujących w tekście oryginału nie są uwzględniane.
15. Klient ma prawo odwołać zlecone tłumaczenie w każdym momencie. Odwołanie realizacji tłumaczenia wymaga formy pisemnej. Klient zobowiązany jest jednak do zapłaty wynagrodzenia za prace wykonane do tego momentu oraz zwrotu wszelkich kosztów poniesionych przez Lingua Lab w związku z realizacją Zlecenia.

Tłumaczenia ustne i obsługa techniczna tłumaczeń
§ 7

1. Czas pracy tłumacza liczony jest od godziny rozpoczęcia tłumaczenia do godziny zakończenia tłumaczenia określonych w Zleceniu, łącznie z przerwami pomiędzy poszczególnymi częściami tłumaczenia. Rozliczenie następuje jednak zgodnie z faktycznym czasem trwania tłumaczenia, który liczony jest od godziny stawienia się tłumacza do pracy do godziny zwolnienia go przez Zamawiającego z wykonywania tłumaczenia.
2. W przypadku tłumaczeń konsekutywnych jednostką rozliczeniową jest blok 4-godzinny.Minimalne wynagrodzenie za tłumaczenie konsekutywne w jednym dniu jest równe stawce za 4 godziny pracy 1 tłumacza.
3. W przypadku tłumaczeń symultanicznych jednostką rozliczeniową jest blok 4-godzinny. Minimalne wynagrodzenie za tłumaczenie symultaniczne w jednym dniu jest równe stawce za 4 godziny pracy 2 tłumaczy.
4. Każdy rozpoczęty blok 4-godzinny liczy się jako pełny blok a w przypadku rozliczenia godzinowego każda rozpoczęta godzina pracy liczy się jako pełna.
5. W przypadku tłumaczeń wyjazdowych minimalne dzienne wynagrodzenie za tłumaczenie jest równe stawce za 8 godzin pracy.
6. W przypadku tłumaczeń wyjazdowych Klient zobowiązany jest pokryć koszty dojazdu, zakwaterowania i wyżywienia tłumacza.
7. W przypadku tłumaczeń konsekutywnych, których czas trwania przekracza 8 godzin, wynagrodzenie za każdą kolejną godzinę jest równe 150% stawki godzinowej.
8. W przypadku tłumaczeń symultanicznych, których czas trwania przekracza 8 godzin, wynagrodzenie za dziewiątą godzinę tłumaczenia jest równe 50% stawki blokowej. Jeśli tłumaczenie trwa dłużej niż 9 godzin, jest rozliczane w blokach 4-godzinnych a wynagrodzenie za każdy blok tłumaczenia powyżej 8 godzin jest równe 150% stawki za blok.
9. Wynagrodzenie za pracę tłumacza w niedziele i święta lub w późnych godzinach nocnych jest równe 200% stawki podstawowej.
10. W przypadku zamawiania sprzętu do obsługi konferencji jednostką rozliczeniową jest jeden dzień konferencyjny do 12 godzin. Sprzęt wyceniany jest zgodnie z dostarczaną ilością aparatury, obsługą techniczną, kosztami transportu oraz noclegów obsługi technicznej, zależnie od miejsca konferencji.
11. W przypadku zmiany specyfikacji sprzętu do obsługi technicznej tłumaczenia i konferencji Klient zobowiązuje się niezwłocznie poinformować Lingua Lab o konieczności dostarczenia dodatkowego sprzętu najpóźniej na 3 dni robocze przed dniem rozpoczęcia planowanego tłumaczenia. W przypadku krótszego okresu Lingua Lab ma prawo odmówić dostarczenia dodatkowej aparatury.
12. Tłumacz ma prawo odmówić wykonania tłumaczenia w przypadku niesprawnej aparatury dostarczonej przez Klienta.
13. Klient ma prawo odwołać Zlecenie bez żadnych konsekwencji:
    a) najpóźniej na 3 dni robocze przed planowanym rozpoczęciem tłumaczenia, w przypadku tłumaczeń ustnych, których przewidziany czas trwania wynosi do 1 dnia,
    b) najpóźniej na 4 dni robocze przed planowanym rozpoczęciem tłumaczenia, w przypadku tłumaczeń ustnych, których przewidziany czas trwania wynosi do 2 dni,
    c) najpóźniej na 6 dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem tłumaczenia, w przypadku tłumaczeń ustnych, których przewidziany czas trwania wynosi od 3 do 5 dni,
    d) najpóźniej na 7 dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem tłumaczenia, w przypadku tłumaczeń ustnych, których przewidziany czas trwania wynosi powyżej 5 dni.
14. W przypadku odwołania Zlecenia w terminie krótszym niż przewidziany w punkcie 13, Klient zapłaci karę umowną w wysokości 30% jego ceny. W przypadku odwołania Zlecenia na 2 dni robocze przed tłumaczeniem ustnym Klient zapłaci karę umowną w wysokości 50% jego ceny. Natomiast w przypadku odwołania Zlecenia na jeden dzień przed tłumaczeniem ustnym lub w dniu jego realizacji, Klient zapłaci karę umowną w wysokości 100% jego ceny.
15. Lingua Lab może żądać wpłaty zaliczki na poczet realizacji Zlecenia. W tej sytuacji Lingua Lab przystępuje do pracy nad realizacją usługi niezwłocznie po otrzymaniu pisemnego Zlecenia oraz zaliczki. Płatność zaliczki następuje gotówką lub przelewem na konto Lingua Lab na podstawie faktury VAT lub faktury pro forma.
16.  W przypadku odwołania zamówienia, bez względu na planowany czas trwania wydarzenia, w terminie:
    a) powyżej 8 dni lub 8 dni przed terminem świadczenia usługi anulacja zamówienia jest bezkosztowa. Zamawiający jest zwolniony z poniesienia jakichkolwiek opłat;
    b) w okresie 5-7 dni przed terminem świadczenia usługi, Zamawiający ponosi 50% kosztów zgodnie z zaakceptowaną wyceną usługi;
    c) 4 dni lub mniej przed terminem świadczenia usługi, Zamawiający ponosi 100% kosztów zgodnie z zaakceptowaną wyceną usługi.

Usługi lokalizacyjne i składu graficznego (DTP)
§ 8

1. W przypadku wykonywania usług lokalizacyjnych Lingua Lab zawiera odrębną umową na wykonanie Zlecenia, której warunki są ustalane przez Strony w drodze indywidualnych uzgodnień.
2. Standardowa jednostka rozliczeniowa w przypadku usług DTP to strona fizyczna wydruku. Strony mogą też ustalić rozliczenie w oparciu o ilość grafik podlegających obróbce lub ilość roboczogodzin.
3. W przypadku gdy Klient nie zleci Lingua Lab korekty po składzie DTP, przyjmuje się, że wykona ją we własnym zakresie.

Sposoby płatności za usługę
§ 9

1. Lingua Lab udostępnia Klientowi następujące sposoby płatności z tytułu umowy sprzedaży:
   a) przelewem na rachunek bankowy Lingua Lab.
   b) za pośrednictwem platformy Przelewy24 szybkie płatności elektroniczne za pośrednictwem upoważnionego serwisu PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu, 60-327, przy ul. Kanclerskiej 15.
   c) za pośrednictwem serwisu PayPal (Europe) S.à r.l. & Cie, S.C.A z siedzibą pod adresem L-1150 w Luksemburgu.
   d) kartą kredytową/debetową za pośrednictwem serwisu PayPal (Europe) S.à r.l. & Cie, S.C.A z siedzibą pod adresem L-1150 w Luksemburgu.
   d) gotówką przy odbiorze osobistym w siedzibie głównej przy ul. Sereno Fenn’a 6 lok.14 w Krakowie.

Zasady dokonywania płatności
§ 10

1. Lingua Lab dokonuje kalkulacji wynagrodzenia za Zlecenie w oparciu o aktualny cennik poszczególnych usług i szczegółowe zasady wynagradzania za właściwe usługi określone w § 5, 6 i 7 niniejszego Regulaminu. Ceny podane w cenniku usług nie zawierają podatku VAT. Przesłanie poprawnie wypełnionego formularza Zlecenia oznacza akceptację przedstawionych warunków współpracy.
2. Podstawą do zapłaty wynagrodzenia jest faktura VAT wystawiona przez Lingua Lab.
3. Klient upoważnia Lingua Lab do wystawienia faktury VAT bez podpisu odbiorcy.
4. Klient zobowiązuje się do zapłaty wszelkich płatności w terminie 7 dni od daty wystawienia faktury. Dłuższe terminy płatności Lingua Lab może ustalić z Klientem w drodze indywidualnych uzgodnień.

Postanowienia końcowe
§ 11

1. Informacje zamieszczone na witrynie internetowej Lingua Lab oraz cennik usług nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.
2. Miejscem zawarcia i wykonania umowy między Stronami jest siedziba Lingua Lab.
3. Odpowiedzialność Lingua Lab jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia netto (bez podatku VAT) należnego Lingua Lab za wykonanie zleconej usługi.
4. Lingua Lab nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia i usterki wynikłe z działania siły wyższej, awarii sprzętu komputerowego, awarii łączy internetowych i telefonicznych oraz przerw w dostawie prądu.
5. Klient wyraża zgodę na wykorzystanie przez Lingua Lab jego danych teleadresowych oraz znaku towarowego do celów marketingowych i sprzedażowych, o ile inne umowy nie stanowią inaczej.
6. Klient zobowiązuje się, iż nie będzie nawiązywał kontaktów handlowych w zakresie wykonywania tłumaczeń z tłumaczami wykonującymi tłumaczenie dla Lingua Lab jako pracownicy lub jego podwykonawcy bez pośrednictwa Lingua Lab w okresie 24 miesięcy od wykonania ostatniego tłumaczenia na rzecz Klienta przez Lingua Lab.
7. Lingua Lab zastrzega sobie możliwość zmiany niniejszego Regulaminu oraz cennika usług. Złożenie Zlecenia po aktualizacji Regulaminu czy cennika będzie traktowane jako akceptacja wprowadzonych zmian.
8. Klient zobowiązuje się do zabezpieczenia Lingua Lab przed wszelkimi roszczeniami stron trzecich powstałych wskutek naruszenia przez niego przepisów prawnych, zwłaszcza pokrycia wszelkich roszczeń wynikających z tego tytułu.
9. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy prawa, w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z 4 lutego 1994 r. (Dz.U. Nr 24, poz. 83 z późniejszymi zmianami).
10. Wszelkie spory między stronami, co do wystąpienia wad w wykonanych przez Lingua Lab usługach świadczonych na podstawie Regulaminu będą rozstrzygane polubownie, a w razie braku porozumienia przez sąd właściwy dla siedziby Lingua Lab. Strony zgodnie ustalają właściwość prawa polskiego i poddają się jurysdykcji sądów polskich.